Unbezahlte Rechnungen gehören zum Unternehmeralltag. Ob du Freelancer bist, einen Handwerksbetrieb führst oder als Beraterin arbeitest — irgendwann zahlst du für eine Leistung, die dein Kunde nicht begleicht. Die Frage ist nicht ob, sondern wann. Und dann zählt, dass du weisst, was zu tun ist.
In diesem Artikel zeige ich dir den kompletten Weg: von der freundlichen Zahlungserinnerung über das strukturierte Mahnwesen bis zur Betreibung. Dazu erfährst du, wann ein Inkassobüro sinnvoll ist — und wann du den Debitorenverlust besser abschreibst.
Stufe 1: Zahlungserinnerung — freundlich und schnell
Die allermeisten unbezahlten Rechnungen sind kein böser Wille. Dein Kunde hat die Rechnung übersehen, war im Urlaub oder hat schlicht vergessen. Eine freundliche Erinnerung löst das Problem in den meisten Fällen.
Wann? 5–10 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist.
Wie? Per E-Mail reicht. Halte den Ton freundlich und gib deinem Kunden eine Brücke: "Vielleicht hat sich unsere Nachricht mit deiner Zahlung gekreuzt."
Kosten für den Kunden: Keine. Eine Zahlungserinnerung ist kein formelles Dokument — sie kostet nichts und belastet die Geschäftsbeziehung nicht.
Erfolgsquote: Hoch. Rund 70–80% aller offenen Rechnungen werden nach einer einzigen Zahlungserinnerung beglichen.
Tipp: Je schneller du reagierst, desto besser. Wer 3 Monate wartet, signalisiert: "So dringend ist es mir nicht." Reagiere innert einer Woche nach Fälligkeit.
Stufe 2: Erste Mahnung — sachlich und bestimmt
Hat die Zahlungserinnerung nicht gewirkt, folgt die erste Mahnung. Der Ton wird sachlicher, die Frist kürzer.
Wann? 10–14 Tage nach der Zahlungserinnerung.
Inhalt:
- Rechnungsnummer, Betrag und ursprüngliches Fälligkeitsdatum
- Neue Zahlungsfrist: 10–14 Tage
- Hinweis auf den Verzug
- Optional: Hinweis auf Verzugszinsen (OR Art. 104)
Ton: Bestimmt, aber sachlich. Noch keine Drohungen. Du gibst deinem Kunden eine weitere Chance.
An dieser Stelle musst du noch keine Verzugszinsen berechnen — aber du darfst deinen Kunden darauf hinweisen, dass sie anfallen. Der gesetzliche Verzugszins beträgt 5% pro Jahr (OR Art. 104) und steht dir automatisch zu, ohne dass du ihn vorher vereinbart haben musst.
Mehr Vorlagen und Details findest du in unserem Mahnwesen-Artikel.
Stufe 3: Zweite Mahnung — deutlich mit Konsequenz
Jetzt wird es ernst. Die zweite Mahnung ist dein letztes Mittel vor rechtlichen Schritten. Der Ton ist deutlich, die Konsequenz klar benannt.
Wann? 10 Tage nach der ersten Mahnung.
Inhalt:
- Rechnungsbetrag plus Verzugszinsen
- Neue Zahlungsfrist: 10 Tage
- Androhung der Betreibung bei Nichtzahlung
- Optional: Mahngebühr von CHF 20–40 (nur wenn vertraglich oder in AGB vereinbart!)
Wichtig zur Mahngebühr: Du darfst Mahngebühren nur verlangen, wenn du das in deinen AGB oder im Vertrag geregelt hast. Es gibt dafür keine gesetzliche Grundlage. Ohne Vereinbarung bleiben dir ausschliesslich Verzugszinsen.
Versand: Schicke die zweite Mahnung per Einschreiben. So hast du einen Nachweis, dass dein Kunde sie erhalten hat. Das ist zwar nicht zwingend, stärkt aber deine Position.
Praxistipp: Nenne in der Mahnung explizit das Wort "Betreibung". Das wirkt bei den meisten Schuldnern Wunder — viele zahlen nach dieser Ankündigung sofort.
Vorlagen für alle Mahnstufen findest du in unserem Artikel Mahnung schreiben Schweiz.
Stufe 4: Betreibung — der Rechtsweg
Dein Kunde reagiert nicht. Die Mahnungen sind verschickt, die Fristen abgelaufen. Jetzt bleibt die Betreibung nach dem Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG). Das klingt einschüchternd, ist aber in der Praxis unkomplizierter als gedacht.
Schritt 1: Betreibungsbegehren stellen
Du reichst das Betreibungsbegehren beim Betreibungsamt am Wohnsitz oder Sitz deines Schuldners ein. Das geht auch online über eSchKG.ch — du brauchst nicht einmal das Büro zu verlassen.
Du brauchst dafür:
- Name und Adresse des Schuldners
- Höhe der Forderung (inkl. Verzugszinsen)
- Grund der Forderung (Rechnungsnummer, Datum)
Schritt 2: Zahlungsbefehl
Das Betreibungsamt stellt deinem Schuldner einen Zahlungsbefehl zu. Das ist ein amtliches Dokument, das Eindruck macht. Viele Schuldner zahlen spätestens jetzt.
Dein Schuldner hat nun 20 Tage Zeit zu reagieren:
- Bezahlen → Sache erledigt
- Rechtsvorschlag erheben → Er bestreitet die Forderung
- Nichts tun → Du kannst die Betreibung fortsetzen
Schritt 3: Rechtsvorschlag und Rechtsöffnung
Erhebt dein Schuldner Rechtsvorschlag, musst du diesen beseitigen. Das geht über die Rechtsöffnung:
| Art | Voraussetzung | Verfahren |
|---|---|---|
| Provisorische Rechtsöffnung | Schuldanerkennung (unterschriebener Vertrag, bestätigte Auftragsannahme) | Schnellverfahren beim Gericht |
| Definitive Rechtsöffnung | Rechtskräftiges Urteil oder vollstreckbare Verfügung | Schnellverfahren beim Gericht |
| Ordentlicher Prozess | Keine Schuldanerkennung vorhanden | Klage beim Gericht (länger, teurer) |
Hast du eine unterschriebene Offerte, einen Vertrag oder eine schriftliche Auftragsbestätigung? Dann reicht das in der Regel für die provisorische Rechtsöffnung — ein schnelles Verfahren.
Kosten der Betreibung
| Forderungsbetrag | Gebühr Betreibungsbegehren |
|---|---|
| Bis CHF 500 | CHF 20–40 |
| CHF 500–1'000 | CHF 40–60 |
| CHF 1'000–10'000 | CHF 60–80 |
| CHF 10'000–100'000 | CHF 80–100 |
Die Kosten werden dem Schuldner weiterverrechnet, wenn deine Forderung berechtigt ist. Du legst sie vor und bekommst sie zurück.
Gut zu wissen: Die Betreibung ist ein verwaltungsrechtliches Verfahren, kein Gerichtsverfahren. Sie ist schnell, günstig und du brauchst keinen Anwalt.
Inkassobüro beauftragen — wann sinnvoll?
Bevor du ein Inkassobüro einschaltest, überleg dir: Was kann das Büro, was du nicht selbst kannst?
Wann ein Inkassobüro sinnvoll ist
- Viele kleine Forderungen: Du hast dutzende offene Rechnungen und keine Zeit, jede einzeln zu verfolgen
- Professioneller Druck: Manche Schuldner nehmen ein Inkassobüro ernst, wo sie den Gläubiger ignorieren
- Auslandschuldner: Bei Schuldnern im Ausland ist das Verfahren komplizierter
- Keine eigene Kapazität: Du willst dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren
Wann du es selbst machen solltest
- Einzelne Forderungen: Ein Betreibungsbegehren ist in 10 Minuten online gestellt
- Klare Sachlage: Du hast Vertrag, Rechnung und Liefernachweis — die Forderung ist eindeutig
- Kundenbeziehung bewahren: Ein Inkassobüro kann die Beziehung endgültig zerstören
Kosten eines Inkassobüros
Die meisten Inkassobüros arbeiten auf Erfolgsbasis: Du zahlst nur, wenn Geld fliesst. Typisch sind 10–25% der eingetriebenen Forderung. Bei kleinen Beträgen können Pauschalgebühren anfallen.
| Kostenmodell | Typischer Satz |
|---|---|
| Erfolgsbasis | 10–25% der Forderung |
| Pauschale pro Fall | CHF 50–200 |
| Kombi (Pauschale + Erfolg) | CHF 30–50 + 10–15% |
Vorsicht: Es gibt unseriöse Inkassofirmen, die hohe Vorauszahlungen verlangen oder überzogene Gebühren in Rechnung stellen. Seriöse Anbieter in der Schweiz sind etwa Intrum, Creditreform oder Bettag Inkasso. Prüfe Bewertungen und verlange einen schriftlichen Vertrag.
Debitorenverlust verbuchen — wann abschreiben?
Manchmal ist das Geld verloren. Der Schuldner ist insolvent, unauffindbar oder der Betrag so klein, dass sich die Verfolgung nicht lohnt. Dann musst du den Debitorenverlust verbuchen.
Wann darfst du abschreiben?
| Situation | Abschreibung möglich? |
|---|---|
| Verlustschein erhalten (nach Betreibung) | Ja — endgültig |
| Konkurs des Schuldners | Ja — endgültig |
| Schuldner unauffindbar | Ja — nach Dokumentation |
| Forderung verjährt (5 Jahre) | Ja — endgültig |
| Forderung bestritten, Prozess zu teuer | Ja — nach Abwägung |
Buchungssatz
Soll: Debitorenverlust (Aufwand) CHF 1'500
Haben: Debitoren CHF 1'500
Delkredere: Pauschalrückstellung
Viele Unternehmen bilden eine pauschale Rückstellung für mögliche Debitorenverluste: das Delkredere. Üblich sind 5% des Debitorenbestands am Jahresende.
Soll: Debitorenverlust (Aufwand) CHF 500
Haben: Delkredere (Wertberichtigung) CHF 500
Das Delkredere reduziert deinen steuerbaren Gewinn — ein legaler Steuervorteil, den viele Kleinunternehmer nicht nutzen.
Prävention: So vermeidest du Zahlungsausfälle
Die beste Inkasso-Strategie ist die, die du nie brauchst. Mit diesen Massnahmen reduzierst du das Risiko unbezahlter Rechnungen:
Vorauszahlung oder Anzahlung
Bei grösseren Aufträgen oder Neukunden: Verlange eine Anzahlung von 30–50% vor Arbeitsbeginn. Das ist in vielen Branchen Standard und kein Zeichen von Misstrauen.
Klare Zahlungsbedingungen
Definiere die Zahlungsfrist auf jeder Rechnung und in deinen AGB. "Zahlbar innert 30 Tagen" ist der Standard. Bei Neukunden oder grossen Beträgen sind 10–14 Tage angemessen.
Bonitätsprüfung bei Neukunden
Für grössere Aufträge (ab CHF 5'000) lohnt sich eine Bonitätsauskunft über Creditreform, Dun & Bradstreet oder Intrum. Kosten: CHF 15–50 pro Anfrage — eine günstige Versicherung.
QR-Rechnungen nutzen
QR-Rechnungen machen es deinen Kunden so einfach wie möglich, zu zahlen. Ein Scan im E-Banking, fertig. Weniger Hürden = schnellere Zahlung.
Teilzahlungen bei grossen Projekten
Bei Projekten über mehrere Wochen oder Monate: Vereinbare Meilenstein-Zahlungen. So begleichst du nie mehr als einen Teilbetrag, wenn der Kunde nicht zahlt.
Offene Posten regelmässig prüfen
Prüfe wöchentlich, welche Rechnungen offen und welche überfällig sind. Je schneller du reagierst, desto höher die Chance, dein Geld zu bekommen.
Wie Pfeffersack dir beim Forderungsmanagement hilft
Mit Pfeffersack behältst du den Überblick über alle offenen Posten — ohne Excel-Listen und ohne Zettelwirtschaft:
- Offene-Posten-Liste: Sieh auf einen Blick, welche Rechnungen unbezahlt sind
- Überfällige Rechnungen hervorgehoben: Nichts geht vergessen
- Zahlungserinnerungen: Direkt aus dem System erstellen und versenden
- QR-Rechnungen: Professionelle Rechnungen mit QR-Zahlteil — deine Kunden zahlen schneller
- Debitorenbuchhaltung: Forderungen sauber verbucht, inklusive Delkredere
Das alles für CHF 7 pro Monat — damit du dich auf dein Geschäft konzentrierst statt auf Mahnungen.
Fazit
Unbezahlte Rechnungen sind ärgerlich, aber kein Grund zur Panik. Mit einem klaren Stufenplan gehst du professionell vor:
- Zahlungserinnerung — freundlich, innert einer Woche nach Fälligkeit
- 1. Mahnung — sachlich, mit neuer Frist
- 2. Mahnung — deutlich, mit Betreibungsandrohung (per Einschreiben)
- Betreibung — online über eSchKG.ch, unkompliziert und günstig
Die wichtigsten Regeln:
- Schnell reagieren — je länger du wartest, desto schwieriger wird es
- Alles dokumentieren — Mahnungen, Fristen, Kommunikation aufbewahren
- Nicht persönlich nehmen — sachlich bleiben, auch wenn es nervt
- Kosten-Nutzen abwägen — bei Kleinstbeträgen ist Abschreiben manchmal die bessere Wahl
- Vorbeugen — klare Zahlungsbedingungen, Anzahlungen und QR-Rechnungen
Weitere Details zu den einzelnen Mahnstufen findest du in unseren Artikeln zum Mahnwesen und zu Mahnvorlagen.
