Wer als Einzelfirma den ersten Mitarbeitenden einstellt, wird zum Arbeitgeber und muss vier Dinge vor dem ersten Arbeitstag erledigen: einen schriftlichen Arbeitsvertrag aufsetzen, sich bei der kantonalen AHV-Ausgleichskasse als Arbeitgeber anmelden, die obligatorische Unfallversicherung (UVG) abschliessen und die BVG-Pflicht prüfen — sie greift ab einem Jahreslohn von CHF 22'680. Dazu kommen monatliche Lohnabrechnungen und am Jahresende der Lohnausweis. Rechne mit rund 15 bis 20 Prozent Lohnnebenkosten zusätzlich zum Bruttolohn. Dieser Guide führt dich Schritt für Schritt durch alle Pflichten, Fristen und Kosten.
Deine Einzelfirma läuft, die Auftragslage ist gut, du kommst alleine nicht mehr nach. Der nächste logische Schritt ist die erste Anstellung — und damit eine Reihe von Pflichten, die du als Arbeitgeber ab dem ersten Tag erfüllen musst.
Was sich mit dem ersten Mitarbeiter ändert
Als Solo-Selbständiger bist du dein eigener Chef und dein eigener Mitarbeiter. Sobald du jemanden anstellst, wirst du zum Arbeitgeber, mit allen Rechten und Pflichten, die das Schweizer Arbeitsrecht vorsieht.
Die wichtigsten Veränderungen:
- Du wirst AHV-Abrechnungspflichtig für die Löhne deiner Angestellten
- Du musst eine Unfallversicherung (UVG) abschliessen
- Ab einem bestimmten Lohn wird die Pensionskasse (BVG) obligatorisch
- Du trägst Verantwortung für korrekte Lohnabrechnungen, Arbeitszeiterfassung und Arbeitsschutz
Das klingt nach viel. Ist es auch. Aber mit guter Vorbereitung ist es machbar, und du musst nicht alles am ersten Tag perfekt haben.
Schritt für Schritt: So stellst du deinen ersten Mitarbeiter ein
Schritt 1: Arbeitsvertrag erstellen
Jeder Mitarbeitende in der Schweiz hat Anspruch auf einen schriftlichen Arbeitsvertrag, auch wenn mündliche Verträge grundsätzlich gültig sind (Art. 320 OR). Schriftlich ist bei befristeten Verträgen besonders wichtig, da sonst ein unbefristetes Verhältnis angenommen werden kann, und generell dringend empfohlen.
Diese Punkte gehören in den Arbeitsvertrag:
- Name und Adresse beider Parteien
- Stellenbezeichnung und Aufgabenbeschreibung
- Beginn des Arbeitsverhältnisses
- Arbeitspensum (Stellenprozent)
- Bruttolohn und allfällige Zulagen
- Ferienanspruch (Minimum: 4 Wochen, unter 20 Jahren: 5 Wochen)
- Kündigungsfrist (gesetzliches Minimum: 1 Monat im ersten Dienstjahr, Art. 335c OR)
- Arbeitsort
- Probezeit (max. 3 Monate, Art. 335b OR)
- Hinweis auf anwendbaren GAV (Gesamtarbeitsvertrag), falls vorhanden
Tipp: Vorlagen für Arbeitsverträge findest du beim SECO oder bei deiner kantonalen Wirtschaftsförderung. Für spezielle Branchen prüfe, ob ein GAV gilt. Dieser kann zusätzliche Mindestanforderungen enthalten.
Schritt 2: Bei der AHV-Ausgleichskasse als Arbeitgeber anmelden
Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, dich bei der kantonalen Ausgleichskasse (oder einer Verbandsausgleichskasse) als Arbeitgeber zu registrieren. Das musst du vor der ersten Lohnzahlung erledigen.
Arbeitgeberbeiträge AHV/IV/EO/ALV:
| Versicherung | Arbeitgeberanteil | Arbeitnehmeranteil | Total |
|---|---|---|---|
| AHV | 4.35% | 4.35% | 8.7% |
| IV | 0.7% | 0.7% | 1.4% |
| EO | 0.25% | 0.25% | 0.5% |
| ALV (bis CHF 148'200) | 1.1% | 1.1% | 2.2% |
| ALV (über CHF 148'200) | 0.5% | 0.5% | 1.0% |
| Total (1. Säule + ALV) | ~6.4% | ~6.4% | ~12.8% |
Die Ansätze für AHV, IV, EO und ALV sind schweizweit einheitlich und im Merkblatt 2.01 «Beiträge an die AHV, IV, EO und ALV» festgehalten. Dazu kommen je nach Kanton die Familienzulagen (FAK): typischerweise 1.0% bis 3.0% des Bruttolohns, die vollständig vom Arbeitgeber getragen werden.
Die Ausgleichskasse schickt dir ein Abrechnungsformular oder bietet ein Online-Portal. Die Beiträge werden in der Regel quartalsweise oder jährlich als Akontobeiträge bezahlt und am Jahresende definitiv abgerechnet.
Falls du bereits als Selbständiger bei der Ausgleichskasse registriert bist, meldest du einfach dein neues Arbeitgeberkonto an. Es wird zusätzlich zu deinem Selbständigenkonto geführt.
Schritt 3: Unfallversicherung (UVG) abschliessen
Die Unfallversicherung für Arbeitnehmende ist in der Schweiz obligatorisch (UVG). Als Arbeitgeber musst du deine Mitarbeitenden versichern, und zwar bevor sie den ersten Arbeitstag antreten.
Berufsunfallversicherung (BU):
- Obligatorisch für alle Arbeitnehmenden
- Kosten trägt der Arbeitgeber
- Prämie je nach Branche: 0.1% bis 3% des versicherten Lohns
Nichtberufsunfallversicherung (NBU):
- Obligatorisch für Arbeitnehmende mit 8+ Stunden pro Woche
- Kosten trägt der Arbeitnehmer (wird vom Lohn abgezogen)
- Prämie: ca. 1% bis 2% des versicherten Lohns
Welcher Versicherer? Für bestimmte Branchen (Bau, Industrie, Transport) ist die SUVA zuständig. Alle anderen Branchen können bei einem privaten Versicherer oder einer Krankenkasse abschliessen.
Schritt 4: Pensionskasse (BVG) prüfen
Die berufliche Vorsorge (2. Säule) wird obligatorisch, sobald der Jahreslohn eines Mitarbeitenden CHF 22'680 übersteigt (Eintrittsschwelle 2026).
- Unter CHF 22'680 Jahreslohn: Keine BVG-Pflicht
- Ab CHF 22'680 Jahreslohn: Du musst dich einer Pensionskasse anschliessen
Der BVG-Beitrag wird paritätisch (je 50%) zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Die Höhe der Beiträge hängt vom Alter des Mitarbeitenden ab:
| Alter | BVG-Beitragssatz (Minimum) |
|---|---|
| 25-34 | 7% des koordinierten Lohns |
| 35-44 | 10% |
| 45-54 | 15% |
| 55-65 | 18% |
Der koordinierte Lohn ist der Bruttolohn minus Koordinationsabzug (CHF 26'460 im Jahr 2026). Das heisst: Bei einem Jahreslohn von CHF 60'000 werden die BVG-Beiträge auf CHF 33'540 berechnet.
Welche Pensionskasse? Du kannst dich einer Sammelstiftung anschliessen (z.B. AXA, Swiss Life, Helvetia) oder der Stiftung Auffangeinrichtung BVG, die jeden Arbeitgeber aufnehmen muss.
Schritt 5: Krankentaggeldversicherung prüfen
Eine Krankentaggeldversicherung ist nicht obligatorisch, aber dringend empfohlen. Ohne diese Versicherung bist du als Arbeitgeber bei Krankheit deines Mitarbeitenden zur Lohnfortzahlung verpflichtet, je nach Dienstjahr gemäss Berner, Basler oder Zürcher Skala.
Im ersten Dienstjahr beträgt die Lohnfortzahlungspflicht typischerweise 3 Wochen voller Lohn. Das klingt verkraftbar, aber bei längerer Krankheit kann es teuer werden.
Eine Krankentaggeldversicherung deckt in der Regel 80% des Lohns für bis zu 720 Tage. Die Prämie wird üblicherweise je 50% zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt.
Schritt 6: Lohnabrechnung einrichten
Ab dem ersten Mitarbeitenden musst du monatliche Lohnabrechnungen erstellen. Diese müssen enthalten:
- Bruttolohn
- Abzüge: AHV/IV/EO, ALV, NBU, BVG (Arbeitnehmeranteil)
- Nettolohn
- Allenfalls Quellensteuer (bei ausländischen Mitarbeitenden ohne C-Bewilligung)
Für den Start reicht oft unsere kostenlose Lohnabrechnungs-Vorlage für Excel — sobald mehrere Mitarbeitende dazukommen, lohnt sich eine Software, die die Abzüge automatisch rechnet.
Was kostet dich ein Mitarbeiter wirklich?
Die Lohnnebenkosten in der Schweiz betragen rund 15% bis 20% des Bruttolohns, zusätzlich zum Lohn selbst. Hier ein konkretes Beispiel:
Rechenbeispiel: Mitarbeiter mit CHF 5'000 Bruttolohn/Monat
| Posten | Monatlich | Jährlich |
|---|---|---|
| Bruttolohn | CHF 5'000 | CHF 60'000 |
| AHV/IV/EO (Arbeitgeberanteil, 5.3%) | CHF 265 | CHF 3'180 |
| ALV (Arbeitgeberanteil, 1.1%) | CHF 55 | CHF 660 |
| FAK (Familienausgleichskasse, ~1.5%) | CHF 75 | CHF 900 |
| UVG Berufsunfall (~0.8%) | CHF 40 | CHF 480 |
| BVG (Arbeitgeberanteil, ~3.5% des Bruttolohns) | CHF 175 | CHF 2'100 |
| Krankentaggeld (Arbeitgeberanteil, ~0.5%) | CHF 25 | CHF 300 |
| Verwaltungskosten AHV (~2%) | CHF 10 | CHF 120 |
| Total Arbeitgeberkosten | CHF 5'645 | CHF 67'740 |
| Lohnnebenkosten in % | ~12.9% |
Dazu kommen indirekte Kosten, die oft vergessen werden:
- Arbeitsplatz: Schreibtisch, Computer, Software-Lizenzen
- Administration: Zeit für Lohnabrechnungen, Korrespondenz, Personalverwaltung
- Ferien & Feiertage: Dein Mitarbeiter arbeitet ca. 220 Tage im Jahr, wird aber für 260 bezahlt
- Einarbeitung: Die ersten Wochen sind eine Investition
Faustregel: Rechne mit dem 1.2-fachen des Bruttolohns als Gesamtkosten. Ein Mitarbeiter mit CHF 5'000 Bruttolohn kostet dich rund CHF 6'000 pro Monat, alles eingerechnet. Deine konkreten Arbeitgeberkosten rechnest du mit dem Lohnkosten-Rechner durch.
Quellensteuer bei ausländischen Mitarbeitenden
Wenn du Mitarbeitende anstellst, die keine Schweizer Staatsbürger sind und keine Niederlassungsbewilligung (C-Ausweis) haben, musst du die Quellensteuer direkt vom Lohn abziehen und an das kantonale Steueramt abführen.
Die Quellensteuer ersetzt in diesem Fall die reguläre Einkommenssteuer. Die Tarife variieren je nach Kanton, Zivilstand und Kinderzahl.
Wichtig: Die Quellensteuer musst du als Arbeitgeber berechnen, abziehen und abführen. Die Fristen und Formulare bekommst du vom kantonalen Steueramt.
Arbeitszeiterfassung: Was ist Pflicht?
Seit dem Bundesgerichtsentscheid von 2013 und der Revision der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz gilt: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden erfassen.
Für Kleinbetriebe gibt es Erleichterungen:
- Vereinfachte Arbeitszeiterfassung: Nur die Gesamtarbeitszeit pro Tag muss erfasst werden (nicht der genaue Beginn und das Ende)
- Verzicht auf Arbeitszeiterfassung: Möglich für Mitarbeitende mit einem Jahreseinkommen über CHF 120'000 und grosser Autonomie, nur mit schriftlicher Vereinbarung
Für die meisten Einzelfirmen mit einem oder zwei Mitarbeitenden reicht eine einfache Zeiterfassung völlig aus.
Die häufigsten Fehler beim ersten Mitarbeiter
Fehler 1: Versicherungen vergessen
Du stellst jemanden an und vergisst die UVG-Anmeldung. Passiert ein Unfall, haftest du persönlich für alle Kosten, und das kann existenzbedrohend sein. Versicherungen müssen vor dem ersten Arbeitstag stehen.
Fehler 2: Lohnnebenkosten unterschätzen
Viele Gründer kalkulieren nur den Bruttolohn und vergessen die 15-20% Nebenkosten. Das kann die Liquidität schnell belasten, besonders in den ersten Monaten.
Fehler 3: Keinen schriftlichen Arbeitsvertrag machen
Ein mündlicher Vertrag ist gültig, aber im Streitfall beweist du nichts. Nimm dir die 30 Minuten und erstelle einen sauberen schriftlichen Vertrag.
Fehler 4: Probezeit nicht nutzen
Die Probezeit (max. 3 Monate) existiert, damit beide Seiten merken, ob es passt. Nutze sie bewusst: Setze klare Ziele, gib regelmässig Feedback und triff eine Entscheidung bevor die Probezeit abläuft. In der Probezeit beträgt die Kündigungsfrist nur 7 Tage.
Fehler 5: Lohnabrechnung improvisieren
Excel-Tabellen für Lohnabrechnungen sind fehleranfällig und nicht gesetzeskonform. Nutze eine Lohnsoftware oder beauftrage einen Treuhänder. Die Kosten sind geringer als die Konsequenzen von Fehlern. Wie eine korrekte Abrechnung aufgebaut ist, zeigt unser Guide zur Lohnbuchhaltung.
Checkliste: Ersten Mitarbeiter einstellen
Vor der Anstellung:
- Arbeitsvertrag erstellen und unterschreiben lassen
- Bei der AHV-Ausgleichskasse als Arbeitgeber anmelden
- Unfallversicherung (UVG) abschliessen (BU + NBU)
- BVG-Pflicht prüfen (Jahreslohn über CHF 22'680?)
- Falls BVG-pflichtig: Pensionskasse wählen und Anschlussvertrag abschliessen
- Krankentaggeldversicherung prüfen und abschliessen
Am ersten Arbeitstag:
- Personalblatt ausfüllen lassen (Personalien, Bankverbindung, AHV-Nummer)
- Arbeitszeiterfassung einrichten
- Arbeitsplatz und Arbeitsmittel bereitstellen
Laufend:
- Monatliche Lohnabrechnung erstellen
- Quellensteuer abführen (falls zutreffend)
- AHV/IV/EO/ALV-Beiträge quartalsweise oder jährlich abrechnen
- Arbeitgeberbescheinigung (Lohnausweis) am Jahresende ausstellen
Alternativen zur Festanstellung
Bevor du jemanden fest anstellst, prüfe, ob eine dieser Alternativen für dich besser passt:
Freelancer beauftragen: Für projektbasierte Arbeit kannst du andere Selbständige beauftragen. Kein Arbeitsvertrag, keine Sozialversicherungen, keine Lohnabrechnungen. Aber Achtung: Es muss eine echte Selbständigkeit vorliegen. Scheinselbständigkeit kann teuer werden.
Temporäranstellung über Personalverleiher: Du zahlst dem Verleiher einen Stundensatz, er kümmert sich um alles (Vertrag, Versicherungen, Lohn). Teurer pro Stunde, aber null Administration.
Praktikant oder Lernende: Für bestimmte Aufgaben eine günstige Option, aber mit Ausbildungspflicht verbunden.
Falls du noch am Anfang deiner Selbständigkeit stehst, findest du in unserem Guide zur Einzelfirma-Gründung alle Grundlagen.
Häufige Fragen
Ab welchem Lohn muss ich meinen Mitarbeitenden bei der Pensionskasse anmelden?
Die BVG-Pflicht greift ab einem Jahreslohn von CHF 22'680. Liegt der Lohn darunter, besteht kein Anschlusszwang. Der Beitrag wird paritätisch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden geteilt und auf dem koordinierten Lohn berechnet — also dem Bruttolohn abzüglich des Koordinationsabzugs von CHF 26'460.
Muss ich die Unfallversicherung vor dem ersten Arbeitstag abschliessen?
Ja. Die Unfallversicherung nach UVG ist obligatorisch und muss stehen, bevor deine Mitarbeitenden zu arbeiten beginnen. Die Berufsunfallversicherung zahlt der Arbeitgeber, die Nichtberufsunfallversicherung wird ab acht Wochenstunden obligatorisch und vom Lohn abgezogen. Fehlt die Deckung bei einem Unfall, haftest du persönlich.
Wie viel kostet mich ein Mitarbeitender wirklich?
Als Faustregel rechnest du mit dem 1.2-Fachen des Bruttolohns. Bei CHF 5'000 Bruttolohn pro Monat sind das rund CHF 6'000 Arbeitgeberkosten, weil AHV, IV, EO, ALV, UVG, BVG und FAK dazukommen. Nicht eingerechnet sind indirekte Kosten wie Arbeitsplatz, Einarbeitung und Administration.
Muss ich als Kleinbetrieb die Arbeitszeit erfassen?
Ja, die Arbeitszeiterfassung ist grundsätzlich Pflicht. Kleinbetriebe dürfen jedoch die vereinfachte Form nutzen und nur die tägliche Gesamtarbeitszeit festhalten statt Beginn und Ende jeder Schicht. Ein vollständiger Verzicht ist nur bei hohem Jahreseinkommen und grosser Autonomie möglich — und nur mit schriftlicher Vereinbarung.
Wann muss ich Quellensteuer abziehen?
Sobald du Mitarbeitende ohne Schweizer Bürgerrecht und ohne Niederlassungsbewilligung (C-Ausweis) beschäftigst. Du berechnest die Quellensteuer nach dem kantonalen Tarif, ziehst sie direkt vom Lohn ab und führst sie ans kantonale Steueramt ab. Die Tarife hängen von Kanton, Zivilstand und Kinderzahl ab.
Fazit
Den ersten Mitarbeiter einzustellen ist ein grosser Schritt und ein Zeichen dafür, dass dein Geschäft wächst. Die administrativen Pflichten sind real, aber überschaubar, wenn du sie systematisch angehst.
Die Kernpunkte: AHV-Anmeldung als Arbeitgeber, Unfallversicherung vor dem ersten Arbeitstag, BVG-Pflicht prüfen und saubere Lohnabrechnungen von Anfang an. Rechne mit rund 15-20% Lohnnebenkosten auf den Bruttolohn und kalkuliere die Gesamtkosten ehrlich, bevor du dich entscheidest.
Und die wichtigste Regel: Lieber einmal richtig aufsetzen als später nachbessern.
