Pauschalspesen Schweiz 2026: Alles, was du wissen musst

Für 2026 gelten in der Schweiz diese Spesenansätze, die ohne genehmigtes Spesenreglement nicht betragsmässig im Lohnausweis stehen müssen: CHF 0.75 pro Kilometer mit dem Privatauto, höchstens CHF 30 pauschal pro auswärtige Hauptmahlzeit, bis CHF 20 Kleinspesen pro Reisetag und Übernachtungen gegen Beleg (Wegleitung zum Lohnausweis 2026, Rz 52). Pauschalspesen sind dagegen fixe monatliche Beträge, mit denen ein Arbeitgeber die geschäftlichen Kleinauslagen seiner Mitarbeitenden abgilt — ohne Einzelbelege. Sie bleiben steuer- und AHV-frei, wenn sie den tatsächlichen Kosten entsprechen und idealerweise auf einem von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigten Spesenreglement beruhen; überhöhte oder unbegründete Pauschalen gelten dagegen als Lohn und werden nachbesteuert.

Dieser Artikel zeigt dir die aktuellen Richtwerte 2026 (Kilometergeld, Verpflegung, Übernachtung) mit einer durchgerechneten Geschäftsreise, wie du eine Pauschale herleitest, wie du ein Spesenreglement erstellst und genehmigen lässt, wie Pauschalspesen im Lohnausweis korrekt deklariert werden — und welche fünf Fehler zu Aufrechnungen führen können.

---

Was sind Pauschalspesen?

Pauschalspesen (auch Spesenpauschale genannt) sind fixe Beträge für einen bestimmten Zeitabschnitt, meist pro Monat, die Arbeitnehmern für ihre geschäftlichen Auslagen vergütet werden — ohne Einzelnachweis. Der Lohnausweis unterscheidet drei Arten: pauschale Repräsentationsspesen (Ziffer 13.2.1), pauschale Autospesen (Ziffer 13.2.2) und übrige Pauschalspesen wie eine Homeoffice-Pauschale (Ziffer 13.2.3) (Wegleitung zum Lohnausweis, Rz 55 bis 58).

Unterschied zu effektiven Spesen

Die Einzelfallpauschale ist der Punkt, an dem die beiden Begriffe oft verwechselt werden: Die CHF 30 für ein Mittagessen auf einer Geschäftsreise sind eine Pauschale pro Ereignis und gelten im Lohnausweis als effektive Spese. Pauschalspesen im Sinn dieses Artikels decken dagegen einen Zeitraum ab, unabhängig davon, wie viele Auslagen darin anfallen (Rz 51).

Was wird mit Pauschalspesen abgegolten?

Typischerweise decken Pauschalspesen (Beispiele aus dem Zusatz-Spesenreglement der SSK-Mustervorlage):

• 💼 Kleinausgaben bis CHF 50 pro Ereignis, jede Ausgabe einzeln gerechnet
• 🍽️ Zwischenverpflegungen (Mittag- und Abendessen auf Geschäftsreisen werden separat abgerechnet)
• ☎️ Geschäftliche Telefonate vom privaten Handy
• 🚗 Park- und Mautgebühren sowie Geschäftsfahrten mit dem Privatauto im Ortsrayon (Radius 30 km)
• 🎁 Einladungen von Geschäftskontakten zu kleineren Verpflegungen, Geschenke bei Einladungen, Trinkgelder

---

Rechtsgrundlage: Art. 327a OR, Lohnausweis und AHVV

Pauschalspesen beruhen auf Art. 327a OR: Der Arbeitgeber muss alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen ersetzen (Abs. 1). Eine feste Entschädigung wie ein Taggeld oder eine pauschale Wochen- oder Monatsvergütung ist zulässig, aber nur durch schriftliche Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag, und sie muss alle notwendig entstehenden Auslagen decken (Abs. 2). Abreden, wonach Mitarbeitende notwendige Auslagen ganz oder teilweise selbst tragen, sind nichtig (Abs. 3). Stellt eine Mitarbeiterin im Einverständnis mit dem Arbeitgeber ihr eigenes Auto, sind ihr die üblichen Kosten für Betrieb und Unterhalt sowie die öffentlichen Abgaben, die Haftpflichtprämie und eine angemessene Abnützungsentschädigung zu vergüten, jeweils nach Massgabe des geschäftlichen Gebrauchs (Art. 327b OR). Ausbezahlt wird der Auslagenersatz zusammen mit dem Lohn; wer regelmässig Auslagen hat, bekommt mindestens jeden Monat einen Vorschuss (Art. 327c OR).

---

Effektive Spesen vs. Pauschalspesen

Effektive Spesen

Vorteile:

• ✅ Exakte Vergütung der tatsächlichen Kosten
• ✅ Keine Obergrenze
• ✅ Kein Spesenreglement nötig

Nachteile:

• ❌ Hoher administrativer Aufwand
• ❌ Jeder Beleg muss eingereicht werden
• ❌ Kontrolle und Freigabe nötig

Pauschalspesen

Vorteile:

• ✅ Einfache Administration
• ✅ Planbare Kosten
• ✅ Kein Beleg-Chaos

Nachteile:

• ❌ Höhe muss begründet sein; Rechtssicherheit gibt erst ein genehmigtes Spesenreglement
• ❌ Betrag muss realistisch sein
• ❌ Bei einer Repräsentationspauschale dürfen Kleinausgaben bis CHF 50 nicht mehr effektiv abgerechnet werden

---

Aktuelle Ansätze 2026

Offizielle Richtwerte

Zwei amtliche Dokumente legen die Spesenansätze 2026 fest: die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises von ESTV und Schweizerischer Steuerkonferenz (Ausgabe für die Steuerperiode 2026) und die Mustervorlagen Spesenreglemente der SSK vom 1. Februar 2024, aktualisiert per 1. Januar 2026. Die Wegleitung sagt, bis zu welchen Beträgen effektive Spesen ohne genehmigtes Reglement nicht betragsmässig im Lohnausweis stehen müssen (Rz 52). Die SSK-Vorlage ist die Grundlage für Reglemente, die der Kanton genehmigt; sie erlaubt beim Abendessen etwas mehr:

Die Pauschalen nach Rz 52 setzen eine tatsächliche Reisetätigkeit voraus, und Einzelfallpauschalen dürfen nicht auf die Arbeitstage hochgerechnet werden. Eine Monatszahlung von 21 Arbeitstagen × CHF 30 ohne entsprechende Reisetage ist deshalb keine Einzelfallpauschale.

Spesen pro Tag 2026: Beispiel einer Geschäftsreise

Einen gesetzlichen Tagesansatz für Spesen gibt es in der Schweiz nicht. Ein Reisetag mit Mittag- und Abendessen und Kleinspesen ergibt nach den Pauschalen der Rz 52 höchstens CHF 80 (2 × CHF 30 plus CHF 20); dazu kommen Fahrt und Hotel.

Beispiel: Eine Projektleiterin fährt mit dem Privatauto zu einem Kunden, der 100 km entfernt ist, übernachtet dort und kehrt am nächsten Nachmittag zurück. Das Hotel kostet laut Beleg CHF 165 inklusive Frühstück.

Alle Positionen halten die Vorgaben der Rz 52 ein. Gilt das auch für alle übrigen Spesen der Mitarbeiterin im selben Jahr, genügt im Lohnausweis ein Kreuz im kleinen Feld vor Ziffer 13.1.1, ein Betrag steht dort nicht. Zahlt der Arbeitgeber ohne genehmigtes Reglement für das Abendessen CHF 35 pauschal, ist die Grenze von CHF 30 überschritten: Dann sind die effektiv vergüteten Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen mit Betrag in Ziffer 13.1.1 anzugeben (Rz 53). Mit einem genehmigten Reglement nach SSK-Vorlage sind CHF 35 für das Abendessen dagegen vorgesehen. Die Kilometer rechnest du für jede Strecke mit dem Kilometerentschädigungs-Rechner aus, die Reise selbst mit der Spesenabrechnungs-Vorlage.

Kilometergeld 2026: CHF 0.75

Für Geschäftsfahrten mit dem Privatauto gilt ab dem 1. Januar 2026 ein Richtwert von CHF 0.75 pro Kilometer — gemäss der Praxis der Steuerbehörden ein akzeptierter Ansatz, aber kein gesetzlich fixierter Satz. Ein höherer Ansatz muss ohne genehmigtes Reglement mit Betrag im Lohnausweis stehen (Rz 52, 53); ein tieferer muss die Autokosten trotzdem decken (Art. 327b OR). Den Betrag für einzelne Fahrten rechnest du einfach mit unserem Kilometerentschädigungs-Rechner aus.

Die Ausgabe 2026 der Wegleitung zum Lohnausweis nennt in Rz 52 neu 75 Rappen pro Kilometer, die Vorjahresausgabe nannte noch 70 Rappen; die Ansätze für Mahlzeiten (CHF 30 pauschal, CHF 35 effektiv) und Kleinspesen (CHF 20 pro Tag) sind gleich geblieben. Nicht unter das Kilometergeld fällt der Arbeitsweg: Eine Vergütung für die Fahrt zwischen Wohnort und Arbeitsort ist keine Spese, sondern gehört zum Bruttolohn (Wegleitung Rz 50, Art. 9 Abs. 2 AHVV).

Obergrenzen für Pauschalspesen

Eine gesetzliche Obergrenze für Pauschalspesen gibt es nicht; massgebend ist, dass die Pauschale in etwa den effektiven Auslagen entspricht (Rz 55). Für pauschale Repräsentationsspesen setzen die SSK-Richtlinien zur gegenseitigen Anerkennung genehmigter Reglemente zwei Grenzen: Übersteigt die Pauschale CHF 6'000 pro Jahr, darf sie höchstens 5 % des Bruttolohns inklusive variabler Vergütungen betragen, und es gilt ein Maximalansatz von CHF 24'000 pro Jahr. Reglemente, die davon abweichen, sind für die Wohnsitzkantone der Mitarbeitenden nicht bindend. Der Kanton Bern wendet dieselben Grenzen an (TaxInfo Bern).

Diese Werte sind Obergrenzen, kein Anspruch: Auch eine Pauschale unter CHF 6'000 muss die tatsächlichen Auslagen abbilden. Daneben kennt die SSK-Vorlage feste Pauschalen von CHF 50 pro Monat für private Infrastruktur (nicht zusätzlich zu einer Repräsentationspauschale) und höchstens CHF 60 pro Monat für das Laden eines Elektro-Geschäftsautos zu Hause. Pauschale Autospesen (Ziffer 13.2.2) sind für Mitarbeitende gedacht, die ihr Privatauto oft geschäftlich nutzen, in der Regel mehrere tausend Kilometer pro Jahr (Rz 57).

---

Pauschale herleiten: Beispiel mit CHF-Beträgen

Die Höhe einer Pauschale leitest du aus den tatsächlichen Auslagen der Funktion ab. Ein praktischer Weg: Die betroffenen Mitarbeitenden sammeln während einiger Monate alle Kleinauslagen mit Belegen, und der Durchschnitt wird zur Basis für das Reglement.

Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter mit 100 % Pensum und CHF 6'000 Bruttolohn pro Monat hat über drei Monate diese Kleinauslagen gesammelt:

Die Firma legt die Pauschale auf CHF 200 pro Monat fest, also CHF 2'400 pro Jahr. In der Lohnabrechnung steht sie als eigene Position ohne Sozialversicherungsabzüge:

Im Lohnausweis stehen CHF 72'000 als Bruttolohn und die CHF 2'400 Pauschalspesen separat in Ziffer 13.2.1, auch wenn ein genehmigtes Reglement vorliegt (Rz 56). Rechnet die Ausgleichskasse die Pauschale dagegen als Lohn auf, werden auf den CHF 2'400 zusammen 10.6 % AHV/IV/EO und 2.2 % ALV fällig: CHF 254.40 plus CHF 52.80, also CHF 307.20 pro Jahr ohne Familienausgleichskasse, Verwaltungskosten und BVG. Bei einem reduzierten Pensum kürzt die SSK-Vorlage die Pauschale anteilig, bei ununterbrochener Abwesenheit von mehr als vier Wochen (zum Beispiel Militärdienst, Krankheit oder Mutterschaftsurlaub, Ferien ausgenommen) für die darüber hinausgehende Zeit. Wird nicht gekürzt, gilt der Mehrbetrag als Lohn.

---

Spesenreglement erstellen

Warum ein Spesenreglement?

Ein genehmigtes Spesenreglement:

• ✅ Gibt Rechtssicherheit für Pauschalen gegenüber der Steuerbehörde (Rz 59)
• ✅ Effektive Spesen müssen nicht mehr mit Betrag im Lohnausweis stehen (Rz 59)
• ✅ Schafft Klarheit für alle Beteiligten
• ✅ Vermeidet Diskussionen mit Steuerbehörden
• ✅ Reduziert administrativen Aufwand

Wer braucht ein Spesenreglement?

Kein Unternehmen muss ein Spesenreglement genehmigen lassen: Die Wegleitung beschreibt die Genehmigung als Möglichkeit für Arbeitgeber, die Spesen nicht nur effektiv nach Rz 52 vergüten (Rz 59). Das Gesuch geht an die Steuerbehörde des Sitzkantons, und die Voraussetzungen unterscheiden sich:

• Zürich: Alle Unternehmen mit Sitz im Kanton können ein Gesuch stellen. Genehmigt werden Reglemente nur für Mitarbeitende mit Arbeitsvertrag nach Art. 319 ff. OR, nicht für Selbständige, Organe wie Verwaltungs- und Stiftungsräte oder freie Mitarbeitende (Kanton Zürich).
• Bern: Genehmigung für Unternehmen mit mindestens zehn Empfängerinnen und Empfängern von Pauschalspesen; kleinere Betriebe können für Mitarbeitende mit Wohnsitz im Kanton Bern individuelle Spesenvereinbarungen für die Höhe der Pauschalspesen abschliessen (TaxInfo Bern, Fassung vom 17. Dezember 2025).
• Aargau: Das Unternehmen muss mindestens zehn spesenberechtigte Arbeitnehmende beschäftigen; sonst ist die zuständige Revisorin oder der zuständige Revisor Ansprechperson (Kanton Aargau).

Ein vom Sitzkanton genehmigtes Reglement anerkennen die anderen Kantone, wenn es die Richtlinien der SSK-Mustervorlagen vom 1. Februar 2024 einhält (Rz 59). Wer keine Genehmigung einholt oder erhält, kann ein Reglement trotzdem erstellen: Es schafft Klarheit, ersetzt aber die Rechtssicherheit der Genehmigung nicht. Die schriftliche Abrede nach Art. 327a Abs. 2 OR braucht eine Pauschale so oder so.

Inhalt eines Spesenreglements

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ MUSTER-SPESENREGLEMENT                                          │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                 │
│ 1. GELTUNGSBEREICH                                              │
│    - Für welche Mitarbeiter gilt es?                            │
│    - Ab welcher Funktion?                                       │
│                                                                 │
│ 2. EFFEKTIVE SPESEN                                             │
│    - Reisekosten (ÖV, Auto, Flug)                               │
│    - Übernachtungen                                             │
│    - Verpflegung                                                │
│    - Abrechnungsmodalitäten                                     │
│                                                                 │
│ 3. PAUSCHALSPESEN                                               │
│    - Empfängerkreis                                             │
│    - Beträge pro Monat oder Jahr                                │
│    - Was ist abgegolten                                         │
│                                                                 │
│ 4. REPRÄSENTATIONSSPESEN                                        │
│    - Wer erhält sie                                             │
│    - Jahresbetrag je Funktionsstufe                             │
│    - Verwendungszweck                                           │
│                                                                 │
│ 5. ABRECHNUNGSVERFAHREN                                         │
│    - Formulare                                                  │
│    - Fristen                                                    │
│    - Genehmigungsprozess                                        │
│                                                                 │
│ 6. SCHLUSSBESTIMMUNGEN                                          │
│    - Inkrafttreten                                              │
│    - Unterschriften                                             │
│                                                                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Die SSK-Mustervorlage für Unternehmen gliedert in Allgemeines, Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung, übrige Kosten, administrative Bestimmungen, Gültigkeit und Inkrafttreten. Pauschalspesen für Mitarbeitende mit leitender Funktion stehen in einem separaten Zusatz-Spesenreglement mit einem Jahresbetrag je Funktionsstufe bei 100 % Pensum. Spesenabrechnungen sind nach der Vorlage mindestens einmal monatlich zu erstellen.

Genehmigung beantragen

1. Spesenreglement nach SSK-Mustervorlage erstellen, für Pauschalspesen mit Zusatz-Spesenreglement
2. Bei der Steuerbehörde des Sitzkantons einreichen; Zürich verlangt zum Beispiel einen aktuellen Handelsregisterauszug, eine Kontaktperson und bei Pauschalspesen eine Empfängerliste mit Funktion, Jahresbruttolohn, Anteil der Arbeitszeit ausserhalb des Arbeitsorts, geplanter Pauschale, Geschäftsauto und Beteiligungen über 10 %
3. Prüfung und Genehmigung abwarten; Zürich bittet um frühzeitige Einreichung, weil die Bearbeitung besonders von Oktober bis Februar einige Zeit dauert
4. Jede Änderung vorgängig neu zur Genehmigung einreichen (SSK-Vorlage, Ziffer 7)

Tipp: Die SSK stellt die Mustervorlagen für Unternehmen und Non-Profit-Organisationen als PDF zur Verfügung. Wie der Genehmigungsprozess im Detail abläuft und worauf die Steuerverwaltung achtet, liest du in unserem Guide Spesenreglement genehmigen lassen. Für die effektive Abrechnung deiner Mitarbeitenden gibt es zudem unsere kostenlose Spesenabrechnungs-Vorlage.

---

Steuerliche Behandlung

Grundsatz: Spesen sind steuerfrei

Wenn Spesen den effektiven Auslagen entsprechen, sind sie:

• ✅ Einkommenssteuerfrei
• ✅ Nicht Teil des Bruttolohns im Lohnausweis (sie stehen separat in Ziffer 13, Rz 49)
• ✅ Nicht AHV-pflichtig

Wann werden Spesen zum Lohn?

Spesen werden als steuerpflichtiger Lohn behandelt, wenn:

• ❌ Kein Zusammenhang mit geschäftlicher Tätigkeit
• ❌ Unverhältnismässig hoch
• ❌ Reglement nicht genehmigt und Pauschale unplausibel
• ❌ Private Auslagen werden vergütet
• ❌ Die Vergütung den Arbeitsweg abdeckt (Rz 50)
• ❌ Eine Monatspauschale bei mehr als vier Wochen Abwesenheit nicht gekürzt wird (SSK-Vorlage)

Lohnausweis: Richtig deklarieren

Unternehmen mit genehmigtem Reglement vermerken in Ziffer 15: «Spesenreglement durch Kanton XY (Autokennzeichen des Kantons) am … (Datum) genehmigt» (Rz 60). Erhalten Mitarbeitende eine Mittagessensentschädigung, weil sie 40 bis 60 % der Arbeitszeit ausserhalb der üblichen Arbeitsstätte arbeiten, wird nach der SSK-Vorlage Feld G angekreuzt; bei mehr als 60 % steht in Ziffer 15 «Mittagessen durch Arbeitgeber bezahlt».

---

AHV und Sozialversicherungen

Spesen sind beitragsfrei, wenn...

Nach Art. 9 AHVV sind Unkosten Auslagen, die bei der Ausführung der Arbeit entstehen; Unkostenentschädigungen gehören nicht zum massgebenden Lohn. Keine Unkostenentschädigungen sind regelmässige Entschädigungen für den Arbeitsweg und für die übliche Verpflegung am Wohnort oder am gewöhnlichen Arbeitsort (Abs. 2). In der Regel fallen deshalb keine AHV/IV/EO/ALV-Beiträge an auf:

• ✅ Effektive Spesen mit Beleg oder Einzelfallpauschalen nach Rz 52: Die Ausgleichskasse kann die steuerliche Beurteilung übernehmen (Wegleitung über den massgebenden Lohn, WML, Rz 3011)
• ✅ Pauschalspesen gemäss genehmigtem Reglement, sofern sie den realen Kosten entsprechen
• ✅ Pauschalen ohne genehmigtes Reglement: Können die effektiven Unkosten nicht belegt werden, berücksichtigt die Ausgleichskasse den Betrag aus Ziffer 13.2 des Lohnausweises als Unkostenersatz, sofern er nicht offensichtlich übersetzt ist (WML Rz 3013)

Achtung bei überhöhten Pauschalen

Die Anerkennung von Unkosten durch die Steuerbehörde ist für die Ausgleichskasse nicht verbindlich (WML Rz 3011). Bei AHV-Kontrollen wird geprüft:

• Entsprechen die Pauschalen den realen Kosten?
• Ist die Höhe aus den Auslagen der Funktion hergeleitet oder nur nach Rang festgelegt?
• Gibt es ein genehmigtes Reglement?

Bei einer Aufrechnung werden auf dem aufgerechneten Betrag Beiträge fällig; im Beispiel oben sind das CHF 307.20 pro Jahr auf einer Pauschale von CHF 2'400.

---

Abgrenzung: Pauschalspesen, Berufskosten und Spesen von Selbständigen

Pauschalspesen sind Auslagenersatz des Arbeitgebers für Angestellte. Vier Abgrenzungen helfen bei der Einordnung:

• Arbeitsweg: Eine Vergütung für die Fahrt von zu Hause zum Arbeitsort ist keine Spese, sondern Lohn (Wegleitung Rz 50, Art. 9 Abs. 2 AHVV). Angestellte können die Kosten allenfalls in ihrer Steuererklärung als Berufskosten abziehen.
• Berufskosten: Berufskosten zieht die angestellte Person selbst in ihrer Steuererklärung ab, darüber entscheidet die Veranlagungsbehörde, auch wenn der Arbeitgeber ein genehmigtes Reglement hat (SSK-Richtlinien, Ziffer 2). Leistungen des Arbeitgebers wirken sich aus: Wer aus geschäftlichen Gründen ein Generalabonnement erhält, kann laut SSK-Vorlage keinen Abzug für den Arbeitsweg vornehmen (Hinweis im Lohnausweis, Feld F).
• Selbständige mit Einzelfirma: Ein Spesenreglement gilt nur für Unselbständigerwerbende, denen ein Lohnausweis ausgestellt werden muss (SSK-Richtlinien, Ziffer 1). Als Inhaberin oder Inhaber einer Einzelfirma zahlst du dir keine Spesen aus; deine Geschäftsauslagen sind Geschäftsaufwand, den du mit Beleg verbuchst (siehe Spesenabrechnung für Selbständige). Spesenreglement und Pauschalen betreffen dich erst, wenn du Personal anstellst.
• Inhaber einer GmbH: Arbeitest du in deiner GmbH gegen Lohn, stellt sie dir einen Lohnausweis aus, und Pauschalspesen stehen dort wie bei allen Arbeitnehmenden mit Betrag in Ziffer 13.2 (Rz 55). Für ein genehmigtes Reglement wird es enger: Zürich verlangt bei Pauschalspesen Angaben zu Beteiligungen über 10 % und genehmigt Reglemente nur für Mitarbeitende mit Arbeitsvertrag nach Art. 319 ff. OR, nicht für Organe wie Verwaltungsräte. Ob das für dich als Gesellschafter-Geschäftsführer möglich ist, klärst du vorab mit dem Sitzkanton.

---

Häufige Fehler vermeiden

❌ Fehler 1: Pauschale nach Rang ohne Kostenbasis

Falsch: CEO CHF 1'000, Manager CHF 500, Mitarbeiter CHF 200, ohne zu wissen, welche Auslagen die Funktionen tatsächlich haben

Richtig: Pauschale basiert auf tatsächlichen Kosten der Funktion (z.B. Aussendienst vs. Büro); die SSK-Vorlage staffelt zwar nach Funktionsstufen, aber jede Pauschale muss in etwa den effektiven Auslagen entsprechen (Rz 55)

❌ Fehler 2: Doppelte Abrechnung

Falsch: Pauschale erhalten UND Kleinspesen effektiv abrechnen

Richtig: Bei einer Repräsentationspauschale sind Kleinausgaben bis CHF 50 pro Ereignis abgegolten (SSK-Zusatzreglement, Rz 56)

❌ Fehler 3: Kein Reglement

Falsch: Einfach monatlich CHF 500 Spesen auszahlen

Richtig: Spesenreglement erstellen und (idealerweise) genehmigen lassen; eine Pauschale braucht nach Art. 327a Abs. 2 OR ohnehin eine schriftliche Abrede

❌ Fehler 4: Private Auslagen vergüten

Falsch: "Spesen" für private Telefone, Kleidung, etc.

Richtig: Nur geschäftliche Auslagen vergüten

❌ Fehler 5: Quellensteuer vergessen

Falsch: Bei quellenbesteuerten Mitarbeitenden ungeprüft annehmen, jede Pauschale sei quellensteuerfrei

Richtig: Genehmigte Pauschalspesen unterliegen gemäss SSK-Mustervorlage nicht der Quellensteuer; bei nicht genehmigten Pauschalen die Behandlung mit der kantonalen Quellensteuerbehörde klären

---

Checkliste: Spesen richtig handhaben

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│         CHECKLISTE PAUSCHALSPESEN                               │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                 │
│ VORBEREITUNG                                                    │
│ □ Spesenreglement erstellt (schriftlich, Art. 327a OR)          │
│ □ Genehmigung im Sitzkanton geprüft (Voraussetzungen je Kanton) │
│ □ Empfängerkreis definiert                                      │
│ □ Pauschalen aus belegten Auslagen kalkuliert                   │
│                                                                 │
│ MONATLICHE ABWICKLUNG                                           │
│ □ Pauschalen mit Lohn ausbezahlt                                │
│ □ Keine Doppelabrechnung von Kleinspesen                        │
│ □ Pauschale bei Abwesenheit über 4 Wochen gekürzt               │
│ □ Korrekte Verbuchung                                           │
│                                                                 │
│ JAHRESENDE                                                      │
│ □ Pauschalen im Lohnausweis in Ziffer 13.2 mit Betrag           │
│ □ Genehmigung in Ziffer 15 vermerkt                             │
│ □ Keine überhöhten Pauschalen deklariert                        │
│ □ Reglement noch aktuell                                        │
│                                                                 │
│ DOKUMENTATION                                                   │
│ □ Reglement (mit Genehmigung) aufbewahrt                        │
│ □ Begründung für Empfängerkreis dokumentiert                    │
│ □ Berechnungsgrundlage nachvollziehbar                          │
│                                                                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

---

Pauschalspesen verbuchen — so landet es richtig in der Buchhaltung

Pauschalspesen verbuchst du wie effektive Spesen als Personalaufwand — üblicherweise auf einem eigenen Spesenkonto innerhalb der Konten für Lohn- und Personalnebenkosten, getrennt vom Bruttolohn. Wichtig ist die Trennung in der Lohnabrechnung: Die Pauschale erscheint als separate, AHV-freie Position und fliesst nicht in die Basis für Sozialversicherungsbeiträge ein. Mit einer Buchhaltungssoftware wie Pfeffersack legst du dafür eine wiederkehrende Buchung an und hast die Spesen bei Jahresabschluss und Steuererklärung sauber ausgewiesen. Welche Auslagen du daneben als Geschäftsausgaben absetzen kannst, zeigt unsere komplette Abzugsliste.

Wie das in Pfeffersack konkret aussieht, hängt vom Bereich ab:

• GmbH mit doppelter Buchhaltung: Der Kontenplan enthält das Konto 5800 «Übriger Personalaufwand», für Pauschalspesen kannst du ein eigenes Konto ergänzen. Die monatliche Pauschale legst du unter «Wiederkehrende Buchungen» an und buchst sie bei Fälligkeit mit «Jetzt ausführen»; läuft sie bereits über eine gebuchte Lohnabrechnung, braucht es keine zusätzliche Buchung. Mehr dazu auf der Seite Buchhaltungssoftware für die GmbH.
• Einzelfirma mit Angestellten: Der Standard-Bereich bucht mit Kategorien statt Konten, zum Beispiel mit einer eigenen Kategorie «Spesen»; wiederkehrende Buchungen gibt es auch hier. Siehe Buchhaltung für die Einzelfirma.
• Effektive Spesen: Belege fotografierst du oder lädst sie hoch; Betrag, Datum und Lieferant werden ausgelesen und als Buchung vorgeschlagen. So funktioniert die Buchhaltungs-App mit Beleg-Scan auf dem Handy.

Häufige Fragen

Wie hoch sind die Spesen pro Tag 2026 in der Schweiz?

Einen gesetzlichen Tagesansatz gibt es nicht. Ohne genehmigtes Reglement müssen 2026 Pauschalen bis CHF 30 pro auswärtige Hauptmahlzeit und Kleinspesen bis CHF 20 pro Reisetag nicht mit Betrag im Lohnausweis stehen, also höchstens CHF 80 für einen Tag mit Mittag- und Abendessen. Dazu kommen CHF 0.75 pro Kilometer mit dem Privatauto und das Hotel gegen Beleg (Wegleitung zum Lohnausweis 2026, Rz 52). Voraussetzung ist eine tatsächliche Reise; hochgerechnet auf alle Arbeitstage sind die Ansätze nicht zulässig.

Was hat sich bei den Spesen 2026 geändert?

Die Obergrenze für die Kilometerentschädigung ohne Deklaration ist von 70 auf 75 Rappen pro Kilometer gestiegen (Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis, Vorjahresausgabe und Ausgabe 2026); auch die SSK-Mustervorlagen (aktualisiert per 1. Januar 2026) nennen CHF 0.75. Die Ansätze für Mahlzeiten (CHF 30 pauschal, in der Regel CHF 35 effektiv) und Kleinspesen (CHF 20 pro Tag) sind unverändert.

Sind Pauschalspesen AHV-pflichtig?

Nein — sofern sie den effektiven geschäftlichen Auslagen entsprechen. Unkostenentschädigungen gehören nach Art. 9 AHVV nicht zum massgebenden Lohn. Können die effektiven Unkosten nicht belegt werden und fehlt ein genehmigtes Reglement, übernimmt die Ausgleichskasse den Betrag aus Ziffer 13.2 des Lohnausweises als Unkostenersatz, solange er nicht offensichtlich übersetzt ist (WML Rz 3013). Unplausible Pauschalen werden bei einer AHV-Kontrolle aufgerechnet: Dann sind darauf Beiträge geschuldet.

Braucht jedes Unternehmen ein genehmigtes Spesenreglement?

Nein. Die Genehmigung ist freiwillig und wird beim Sitzkanton beantragt (Wegleitung Rz 59). Zürich nimmt Gesuche aller Unternehmen mit Sitz im Kanton entgegen; Bern genehmigt ab zehn Empfängern von Pauschalspesen und bietet kleineren Betrieben für Mitarbeitende mit Wohnsitz im Kanton individuelle Spesenvereinbarungen an; Aargau verlangt mindestens zehn spesenberechtigte Arbeitnehmende. Ein Reglement ohne Genehmigung schafft Klarheit, schützt aber weniger stark vor Aufrechnungen.

Wo trage ich Pauschalspesen im Lohnausweis ein?

In Ziffer 13.2: pauschale Repräsentationsspesen in 13.2.1, pauschale Autospesen in 13.2.2 und übrige Pauschalen wie eine Homeoffice-Pauschale in 13.2.3. Der Betrag steht dort immer, auch mit genehmigtem Spesenreglement (Rz 55); die Genehmigung wird zusätzlich in Ziffer 15 vermerkt. Ziffer 13.1.1 ist für effektive Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen bestimmt.

Wie hoch dürfen Pauschalspesen maximal sein?

Es gibt keine gesetzliche Obergrenze — massgebend ist, dass die Pauschale die effektiven Kosten der Funktion realistisch abbildet. Für die gegenseitige Anerkennung genehmigter Reglemente unter den Kantonen gelten bei pauschalen Repräsentationsspesen nach den SSK-Richtlinien zwei Grenzen: Über CHF 6'000 pro Jahr höchstens 5 % des Bruttolohns, und ein Maximalansatz von CHF 24'000 pro Jahr. Bei CHF 150'000 Bruttolohn liegt die Grenze damit bei CHF 7'500 pro Jahr.

Kann ich mir als GmbH-Inhaber Pauschalspesen auszahlen?

Möglich ist das, wenn du in deiner GmbH gegen Lohn arbeitest und einen Lohnausweis erhältst: Die Pauschale muss den tatsächlichen Auslagen entsprechen und steht mit Betrag in Ziffer 13.2. Für ein genehmigtes Reglement verlangt zum Beispiel Zürich einen Arbeitsvertrag nach Art. 319 ff. OR und Angaben zu Beteiligungen über 10 %, Organe wie Verwaltungsräte sind ausgeschlossen; kläre deinen Fall deshalb vorab mit dem Sitzkanton. Als Inhaber einer Einzelfirma zahlst du dir dagegen keine Spesen aus, sondern verbuchst deine Auslagen als Geschäftsaufwand.

---

Fazit

Pauschalspesen sind ein praktisches Instrument — wenn man die Regeln kennt:

Die wichtigsten Punkte:

• ✅ Spesenreglement schriftlich erstellen und im Sitzkanton genehmigen lassen, wo das möglich ist
• ✅ Pauschalen realistisch aus den belegten Auslagen kalkulieren
• ✅ Keine Doppelabrechnung (Pauschale + Einzelbelege)
• ✅ Lohnausweis korrekt ausfüllen (Pauschalen in Ziffer 13.2, Genehmigung in Ziffer 15)
• ✅ Aktuelle Ansätze beachten: 75 Rp./km, CHF 30 pro Hauptmahlzeit, CHF 20 Kleinspesen pro Reisetag

---

So verbuchst du Spesen mit Pfeffersack: Belege fotografierst du mit dem Handy, Betrag, Datum und Lieferant werden ausgelesen und als Buchung vorgeschlagen, und die monatliche Pauschale hinterlegst du als wiederkehrende Buchung.