Buchhaltung mit der Zürcher Kantonalbank (ZKB)

ZKB-Kontoauszug herunterladen: PDF, CSV oder camt.053?

Für die Buchhaltung brauchst du den ZKB-Kontoauszug als Datei: Pfeffersack liest den CSV-Export der Kontobewegungen und den Tagesendauszug camt.053, keinen PDF-Kontoauszug. Das PDF ist dein Beleg fürs Archiv. Du findest es im eBanking und im Mobile Banking in deinem Profil: Im weissen Menüband liegen unter «Dokumente» alle Dokumente der letzten Jahre zum Ausdrucken oder Speichern (ZKB-Hilfe «Wie kann ich Kontobelege nachbestellen?», abgerufen am 16.10.2026). Für das Firmenkonto schreibt die ZKB, dass du Kontoauszüge monatlich und detailliert erhältst, sofern es Bewegungen gab, und den Kontoabschluss vierteljährlich, beides wahlweise auf Papier oder elektronisch im eBanking (zkb.ch, «ZKB Firmenkonto»). Die einzelnen Bewegungen zeigen eBanking und Mobile Banking für die letzten zwei Jahre.

Der CSV-Export genügt, wenn du Einnahmen und Ausgaben nachführst. Den camt.053 beziehst du laut ZKB auf Wunsch, mit oder ohne Detailangaben von Sammelaufträgen; bereitgestellt wird er als Richtwert ab 23:00 Uhr (ZKB, «Annahmeschlusszeiten und Datenbereitstellung», Februar 2026). Verbucht die ZKB QR-Eingänge auf deinem Konto als Sammelgutschrift, ist camt.053 mit Details die bessere Wahl, denn er enthält dann sämtliche Detailangaben der QR-Eingänge (zkb.ch, «Avisierungen mit Cash-Management-Meldungen»). Ohne Details liefert die ZKB diese Angaben in einer separaten camt.054-Meldung. Lade sie nie zusätzlich zum CSV-Export oder zum camt.053 desselben Zeitraums hoch, sonst stünde die Sammelgutschrift einmal als Gesamtbetrag und einmal als Einzelzahlungen in den Büchern.

Welche ZKB-Exporte liest Pfeffersack?

Pfeffersack liest die vier ZKB-CSV-Varianten der Tabelle, vom Export 2009 bis zum aktuellen Export, und erkennt sie an der Kopfzeile, nicht am Dateinamen oder am Datum. Alle vier führen Belastung und Gutschrift in getrennten Spalten, und der Import liest sie über die Namen der Spalten: Eine Gutschrift mit Minus, also ein Storno, behält ihr Vorzeichen, und Zeilen mit Betrag, aber ohne Datum überspringt er und meldet ihre Anzahl. Eine Zeile, die nur einen Betrag in «Betrag Detail» trägt und weder Belastung noch Gutschrift, liest Pfeffersack als Einzelposition einer Sammelbuchung: Das Geld steckt schon in der Totalzeile, deshalb bucht der Import sie nicht noch einmal und meldet, wie viele Detailzeilen er übersprungen hat. Die Spalte «Saldo CHF» nutzt der Import nicht zur Kontrolle; den Endsaldo der Bank vergleicht der Standard-Bereich nach einem Import von camt.053 mit dem Bestand in Pfeffersack.

Die Jahre stammen aus den Exportdateien, an denen Pfeffersack die Erkennung geprüft hat. Eine Datei aus einer anderen Zeit wird trotzdem erkannt, wenn ihre Kopfzeile einer dieser Varianten entspricht.

Beispiel: ein Monat ZKB-Export mit QR-Sammelgutschrift, in CHF durchgerechnet

Eine Einzelfirma mit ZKB-Firmenkonto in CHF lädt den aktuellen CSV-Export für September 2026 in den Standard-Bereich von Pfeffersack hoch. Drei Rechnungen mit QR-Referenz hat sie als Einnahme «Unbezahlt» gebucht: 2026-029 über CHF 640.00, 2026-031 über CHF 1'500.00 und 2026-032 über CHF 850.00. Im Beispiel verbucht die ZKB zwei Zahlungen als Sammelgutschrift, und der Export führt ihre Einzelbeträge in eigenen Zeilen, die nur «Betrag Detail» tragen. Die Zahlung über CHF 640.00 kam als Instant-Zahlung; solche Eingänge verbucht die ZKB laut eigener Angabe sofort und einzeln, nie in der Sammelgutschrift (zkb.ch, «Instant-Zahlungen Schweiz»). Die Tabelle zeigt die sechs Zeilen (Buchungstexte vereinfacht) und was Pfeffersack daraus bucht.

Im Beispiel steht die QR-Referenz der Rechnung 2026-029 in der Spalte «Referenznummer»: Pfeffersack ordnet die Zahlung automatisch zu, die Rechnungsbuchung wird «Bezahlt», eine zweite Einnahme entsteht nicht. Von der Sammelgutschrift bucht Pfeffersack die Totalzeile über CHF 2'350.00 und überspringt die beiden Detailzeilen, sonst zählte das Geld doppelt. Ein Sammelbetrag begleicht aber keine einzelne Rechnung: Die Rechnungen 2026-031 und 2026-032 blieben «Unbezahlt», und derselbe Umsatz stünde zweimal in den Büchern. Lade einen solchen Monat deshalb als camt.053 mit Details hoch, statt als CSV und nicht zusätzlich: Dann kommen beide Zahlungen einzeln mit ihrer QR-Referenz an und begleichen je ihre Rechnung. Hast du den Monat schon als CSV importiert, löschst du diesen Import zuerst in der Import-Historie unter «Bank-Import»; Rechnungen, die er beglichen hat, sind danach wieder offen.

Kontrollrechnung: 640.00 + 2'350.00 − 54.85 − 1'200.00 = CHF 1'735.15; die Detailzeilen ändern den Kontostand nicht. Stand das Konto am 31.08.2026 auf CHF 6'480.40, zeigt die Spalte «Saldo CHF» nach der Miete CHF 8'215.55.

Wie kommen ZKB-Umsätze automatisch in die Buchhaltung?

Mit Pfeffersack kommen ZKB-Umsätze per Datei in die Buchhaltung, nicht über eine Verbindung zur Bank: Du lädst den CSV-Export oder die camt.053-Datei unter «Bank-Import» hoch, den Rest erledigt der Import. Er erkennt Bank und Exportvariante, schlägt für jede Bewegung eine Kategorie vor (im GmbH-Bereich ein Konto), überspringt bereits importierte Umsätze und ordnet Zahlungseingänge offenen Rechnungen zu. Die Einzelfirma bucht direkt oder nach deiner Prüfung in der Vorschau, die GmbH standardmässig nach deiner Bestätigung.

Eine direkte Anbindung bietet die ZKB über eine API an, deren Nutzung laut ZKB kostenlos ist und die Kontobewegungen automatisch mit der Business-Software abgleicht; Voraussetzung ist eine zugelassene Softwarelösung (zkb.ch, «Buchhaltungslösung via API anbinden», abgerufen am 16.10.2026). Pfeffersack nutzt diese Schnittstelle nicht und braucht keine Zugangsdaten zu deinem eBanking. Damit der Upload sauber bleibt, lädst du für einen Zeitraum nur eine Art Datei hoch, CSV oder camt: Die Duplikaterkennung vergleicht Datum, Betrag, Referenz und Buchungstext, und CSV und camt-Datei liefern Text und Referenz derselben Bewegung nicht unbedingt gleich. Dasselbe kann passieren, wenn die ZKB die Exportvariante wechselt und etwa neu «Details» mitliefert; exportiere dann ab dem Tag nach deinem letzten Import. Überlappende Zeiträume aus derselben Variante sind dagegen kein Problem, bereits importierte Umsätze überspringt Pfeffersack.

Wie lange musst du ZKB-Kontoauszüge aufbewahren?

Die Kontoauszüge deines Geschäftskontos musst du zehn Jahre aufbewahren; das ZKB eBanking zeigt die Bewegungen der letzten zwei Jahre. Das Gesetz verlangt: Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind während zehn Jahren aufzubewahren, die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Kontoauszüge sind die Belege deiner Bankbuchungen. Elektronisch aufbewahren ist erlaubt, solange die Unterlagen mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR).

Fehlt dir ein Auszug, bestellst du ihn bei der ZKB nach: Die Reproduktion kostet laut ZKB CHF 3 pro Bankbeleg, mindestens CHF 10 pro Bestellung (ZKB-Hilfe «Wie kann ich Kontobelege nachbestellen?», abgerufen am 16.10.2026). Ihre elektronischen Bankbelege erstellt die ZKB im Format PDF/A-2b (ZKB-Merkblatt «Elektronische Bankbelege (PDF)», gültig ab 14.06.2021); PDF/A ist die ISO-Norm 19005 für die Langzeitarchivierung von Dokumenten. Lade die PDF-Auszüge deshalb regelmässig unter «Dokumente» herunter und lege sie geordnet ab, etwa nach jedem Monatsabschluss. Der Bank-Import in Pfeffersack legt Buchungen an, bewahrt die hochgeladene Datei aber nicht auf und ersetzt dieses Archiv nicht.